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電子會(huì)計(jì)檔案歸檔保管,這些事兒一定要搞清
發(fā)表于:2019-10-09 11:12:40 瀏覽:61
文章導(dǎo)讀:傳統(tǒng)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案保管具有成本高、易損毀等缺點(diǎn),近年來,隨著各單位信息化水平和精細(xì)化管理程度的日益提升,越來越多的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表以及購銷合同等會(huì)計(jì)資料以電子形式產(chǎn)生和傳遞,并形成大量的電子會(huì)計(jì)檔案。那么,電子會(huì)計(jì)檔案在歸檔保管中應(yīng)注意哪些問題呢?今天,小編就為您講講關(guān)于電子會(huì)計(jì)檔案保管的那些事...

傳統(tǒng)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案保管具有成本高、易損毀等缺點(diǎn),近年來,隨著各單位信息化水平和精細(xì)化管理程度的日益提升,越來越多的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表以及購銷合同等會(huì)計(jì)資料以電子形式產(chǎn)生和傳遞,并形成大量的電子會(huì)計(jì)檔案。那么,電子會(huì)計(jì)檔案在歸檔保管中應(yīng)注意哪些問題呢?今天,鄭州注冊(cè)公司小編就為您講講關(guān)于電子會(huì)計(jì)檔案保管的那些事兒......

01電子會(huì)計(jì)資料屬于會(huì)計(jì)檔案嗎?

會(huì)計(jì)檔案是指單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過程中接收或形成的,記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的,具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料,包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。

02單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會(huì)計(jì)資料必須紙質(zhì)打印歸檔保管嗎?

同時(shí)滿足下列條件的,單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會(huì)計(jì)資料可僅以電子形式保存,形成電子會(huì)計(jì)檔案:

1.形成的電子會(huì)計(jì)資料來源真實(shí)有效,由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸;
2.使用的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會(huì)計(jì)資料,能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料,設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序;
3.使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會(huì)計(jì)檔案,符合電子檔案的長期保管要求,并建立了電子會(huì)計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的檢索關(guān)系;
4.采取有效措施,防止電子會(huì)計(jì)檔案被篡改;
5.建立電子會(huì)計(jì)檔案備份制度,能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響;
6.形成的電子會(huì)計(jì)資料不屬于具有永久保存價(jià)值或者其他重要保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案。

 03單位從外部接收的電子會(huì)計(jì)資料能否僅以電子形式歸檔保存?

滿足《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第八條規(guī)定條件,單位從外部接收的電子會(huì)計(jì)資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的,可僅以電子形式歸檔保存,形成電子會(huì)計(jì)檔案。

 04電子會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)注意哪些問題?

電子會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)將電子會(huì)計(jì)檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交,且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定。特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交。

單位檔案管理機(jī)構(gòu)接收電子會(huì)計(jì)檔案時(shí),應(yīng)當(dāng)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行檢測,符合要求的才能接收。

 05電子會(huì)計(jì)檔案的銷毀時(shí)應(yīng)注意哪些問題?

除滿足紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案銷毀程序以外,電子會(huì)計(jì)檔案的銷毀還應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)電子檔案的規(guī)定,并由單位檔案管理機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。

 06保管期滿但涉及其他未了事項(xiàng)的電子會(huì)計(jì)檔案如何處理?

保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)會(huì)計(jì)憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的會(huì)計(jì)憑證不得銷毀,紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷,電子會(huì)計(jì)檔案單獨(dú)轉(zhuǎn)存,保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。

 07單位之間交接會(huì)計(jì)檔案時(shí),電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)如何處理?

電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其元數(shù)據(jù)一并移交,特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交。檔案接受單位應(yīng)當(dāng)對(duì)保存電子會(huì)計(jì)檔案的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn),確保所接收電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確、完整、

可用和安全。

 08電子會(huì)計(jì)檔案的保管期限是多久?

電子會(huì)計(jì)檔案的保管期限與紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案保管期限一致。會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。會(huì)計(jì)檔案的保管期限,從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。

《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》(中華人民共和國財(cái)政部 國家檔案局令第79號(hào))第三條、第八條、第九條、第十二條、第十四條、第十八條、第十九條、第二十四條      

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